Mietverwaltung


Der Verwalter verpflichtet sich, das Verwaltungsobjekt im Interesse des Eigentümers mit dem Ziel des bestmöglichen Ertrages und mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu verwalten. Er hat sämtliche Handlungen vorzunehmen, die geeignet und erforderlich sind, das Verwaltungsobjekt in seinen wirtschaftlichen Bestand zu erhalten. Das Objekt ist regelmäßig auf seinen ordnungsgemäßen, d.h. mangelfreien und sauberen Zustand zu überprüfen.

Grundleistungen:

Allgemeine Leistungen:
Die Verwalterin führt den Telefon- und Schriftverkehr mit dem/den Eigentümer(n), Behörden, Handwerkern und Dritten für allgemeine Belange, soweit diese im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden. Die Grundleistungen sichern den Eigentümern eine sachgerechte Verwaltung. Hierzu zählen insbesondere:

1. Mietverwaltung:

    1. Bekanntgabe der Übernahme der Verwaltung und Anweisung an die Mieter, mit der Angabe für die Dauer des Verwaltungsvertrages alle Miet-/Pachtzinsforderungen auf das angegebene Verwaltungskonto zu zahlen.
    2. Abschluss und Kündigungen von Miet-/Pachtverträgen inkl. Bonitätsprüfung. Bei Neuvermietung ist auf eine marktgerechte Miete, eine ordentliche Mieterstruktur und die Bereitschaft zu einem langfristigen Mietverhältnis zu achten.
    3. Übernahme der Mietsache vom ausscheidenden Mieter und Übergabe an den neuen Mieter.
    4. Geltendmachung von Mieten, Nebenkosten und sonstigen Nutzungsentgelten sowie Kautionen gegenüber dem Mieter und Kontrolle über den Eingang aller mit der Bewirtschaftung des Verwaltungsobjektes zusammenhängender Zahlungen. Mahnkosten stehen dem Verwalter zu.
    5. Geltendmachung vereinbarter Mieterhöhungen in Abstimmung mit dem Eigentümer, soweit der Erhöhungsbetrag (Staffelmiete/Indexklausel) unmittelbar mietvertraglich bestimmt ist.
    6. Sollte eine mietvertragliche Regelung zur Mieterhöhung nicht bestehen, aber eine gesetzliche Regelung eine Anpassung des Mietzinses an die ortsübliche Vergleichsmiete gestatten, so wird der Verwalter dem Eigentümer entsprechende Vorschläge zur Mietpreisanhebung unterbreiten und - soweit gewünscht - die Angleichung dem Mieter gegenüber geltend machen.
    7. Führen der gesamten Korrespondenz mit Mietern und Dritten, Entgegennahme und Abgabe von Willenserklärungen, die zur ordnungsgemäßen Erfüllung des Verwaltungsauftrages erforderlich sind.
    8. Umlage aller Betriebs- und Heizkosten, soweit keine mietvertraglichen oder gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen. Erstellung der Betriebskostenabrechnung in dem gesetzlich vorgegebenen Zeitraum und Geltendmachung der Kosten bei den Mietern am Ende des Wirtschaftsjahres. Endet die Verwaltung, endet die Verpflichtung zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung auch für bereits beendete Abrechnungszeiträume.
    9. Kontrolle über den Eingang der Nachforderungsbeträge bzw. Anweisung aller Guthaben an die Mieter und ggf. Anpassungen der Nebenkostenvorauszahlungen.
    10. Anmahnung und Beitreibung von Miet- und Nebenkostenrückständen bei den Mietern, Geltendmachung von Forderungen gegenüber Dritten, Beauftragung eines geeigneten Rechtsanwaltes zur Führung des gerichtlichen Rechtsstreits und die Führung des gesamten Schriftverkehrs mit dem beauftragten Rechtsanwalt, (soweit der Aufwand den üblichen Umfang nicht übersteigt) jeweils in Absprache mit dem Eigentümer.
    11. Erteilung von Prozessvollmacht an beauftragte Juristen (nach Zustimmung des Eigentümers) für Räumungsklagen, Zahlungsklagen jeder Art einschließlich entstandener Kosten aus Miet-, Pacht- und Nutzungsverhältnissen sowie für alle Rechtsstreitigkeiten, die sich aus Miet-, Pacht- und Nutzungsverhältnissen ergeben.

2. Technische und kaufmännische Verwaltung

    1. Überwachung des baulichen und technischen Zustandes Objektes einschließlich der Außenanlagen
    2. Veranlassung der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) wie z. B. für Heizungsanlage, Aufzug, Kabelfernsehen, Dachwartung, Blitzschutzanlagen, Lüftungsanlagen, Garagentorantriebe, Brandschutzeinrichtungen, (Rauchwarnabzugsanlage Feuerlöscher, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen), Öltank- und Ölüberwachungsanlagen, Fettabscheider a.).Heizung, Aufzüge
    3. Abschluss (nach Absprache mit dem Eigentümer) und Überwachung entsprechender Wartungsverträge
    4. Beschaffung aller für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung erforderlichen Versorgungs-, Brenn- und Hilfsstoffe sowie Gebrauchsgegenstände, die zur Werterhaltung, Pflege und Nutzungsmöglichkeit des Gebäudes erforderlich sind, soweit die Gebrauchsgegenstände nicht von dem technischen Wartungsunternehmen gestellt werden.
    5. Abschluss und Überwachung von sonstigen zur ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlichen oder zweckmäßigen Verträge, insbesondere Verträge zur Erfüllung der Verkehrssicherungspflichten, Entsorgungsverträge und Verträge über die zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung erforderlichen Einrichtungen und Abrechnungen, sofern es sich nicht um Pflichten des Hausmeisters handelt.
    6. Beratung des Eigentümers über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
    7. Der Verwalter beauftragt Handwerker seiner Wahl oder gemäß vorgegebener Handwerkerliste nach Absprache mit dem Eigentümer zu bestmöglichen Preisen. Skonti sind möglichst auszuhandeln. Dem Eigentümer bleibt es vorbehalten, die Handwerker zu bestimmen. Dem Verwalter obliegt die Prüfung und Abnahme der Arbeiten sowie nach Prüfung der Rechnungen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit deren Begleichung zu Lasten des Verwaltungskontos. Über Reparaturen, die im Einzelfall mit einem höheren Betrag als 2.000,00 € veranschlagt sind, macht der Verwalter dem Eigentümer hiervon schriftliche Mitteilung. Er holt Kostenvoranschläge von zuverlässigen Handwerkern/Unternehmern ein und übersendet diese dem Eigentümer zur Entscheidung. Der Verwalter ist in Absprache mit dem Eigentümer berechtigt, nach pflichtgemäßem Ermessen Fachleute wie Architekten u. a. heranzuziehen.
    8. Soweit Dritte für Lieferungen und Leistungen, die im Zusammenhang mit der Durchführung der Verwaltung beauftragt sind, Rabatte, Skonto oder sonstige Zahlungsvorteile gewähren, sind diese an den Eigentümer weiterzugeben. Es ist die Aufgabe des Verwalters Lieferungen und Leistungen nach bestem Ermessen zu verhandeln sowie Nachlässe oder Skonti zu erwirken.
    9. Dem Verwalter obliegt im Einvernehmen mit dem Eigentümer die Auswahl, Einstellung und Entlassung des Hausmeisters, des Reinigungspersonals und eventueller sonstiger Hilfskräfte. Er hat ggf. entsprechende Arbeitsverträge abzuschließen, die Lohn-/Gehaltsabrechnungen und Meldungen vorzunehmen (über ein Steuerbüro), Dienstanweisungen zu erstellen, deren Einhaltung zu überwachen, sowie Arbeitsverträge zu kündigen.
    10. Der Hausverwalter hat für die Einhaltung der Hausordnung zu sorgen.
    11. Wahrnehmung der Rechte des Eigentümers gegenüber Behörden, Lieferanten, und Handwerkern zur Wahrnehmung dieser Rechte gegebenenfalls Erteilung von Prozessvollmachten in Absprache mit dem Eigentümer.
    12. Der Verwalter erfasst alle objektrelevanten Daten und übernimmt die Datenpflege.
    13. Regelmäßige Prüfung des Versicherungsbedarfs sowie Abschluss und Kündigung von Versicherungsverträgen im Einvernehmen mit dem Eigentümer (Brand-, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht-, Leitungswasser-, Sturmschaden-, Glasschaden- und Gewässerschadenhaftpflichtversicherung etc.), Abwicklung der Schadensfälle mit dem Versicherer und Dritten (Abgabe der Schadensmeldungen, Führung der Verhandlungen, Abrechnung mit dem Versicherer/Dritten).
    14. Mitwirkung bei Versicherungsschäden; Schadensermittlung und -beseitigung sowie Abwicklung des Versicherungsfalles

3. Finanz- und Vermögensverwaltung

    1. Der Zahlungsverkehr für dieses Objekt wird über ein noch einzurichtendes Konto abgewickelt, das ausschließlich als Verwaltungskonto für das oben genannte Objekt dient und als Treuhandkonto zu führen ist.
    2. Der Verwalter hat über Einnahmen und Ausgaben der Verwaltung ordnungsgemäß Buch zu führen und die Originalbelege zu sammeln. Er hat die Mieteingänge getrennt von seinem Vermögen auf einem gesonderten Verwaltungskonto zu führen.
    3. Alle Daten sind auf Wunsch des Eigentümers in geordneter Form dem Steuerberater des Eigentümers nach dessen Anweisungen zur Verfügung zu stellen, Portokosten für Mehraufwand trägt der Eigentümer.
    4. Mietkautionen werden getrennt vom sonstigen Vermögen des Auftraggebers, entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen angelegt. Hierüber hat der Verwalter ebenfalls alleine zu verfügen. Da die Kautionen sich im Eigentum des Mieters befinden, stehend diese dem Mieter nach Vertragsende, einschließlich der zwischenzeitlich aufgelaufenen Zinsen dann zur Verfügung, wenn keine verrechnungsfähigen Forderungen gegen den Mieter bestehen. Hierüber hat der Verwalter mit dem Mieter in geordneter Form abzurechnen.
    5. Der Auftraggeber erhält auf Wunsch monatlich, auf ein von ihm zu benennendes Konto, den sog. Mietüberschuss (Mieten abzüglich der Bewirtschaftungs- und eventuell vorhandener Darlehenskosten) erstattet. Die Kontoführungsgebühren für das / die Objektkonten sind Bewirtschaftungskosten und sind vom Auftraggeber zu tragen. Erwirtschaftete Zinsen stehen dem Auftraggeber zu.
    6. Sofern der Auftraggeber bei gewerblichen Mieten die Umsatzsteuer optiert hat, erhält er zum Nachweis und der Abrechnung gegenüber dem Finanzamt hierzu eine gesonderte Aufstellung.
    7. Einrichtung und Führung einer objektbezogenen Buchhaltung durch den Verwalter.
    8. Führung der erforderlichen personen- und sachbezogenen Konten und Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Mieter und des Eigentümers
    9. Sachliche und rechnerische Prüfung sowie Zahlung aller Ausgaben und Gebühren, Begleichung der Handwerker-, Lieferanten- und sonstiger mit der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung zusammenhängender Rechnungen im Auftrag des Eigentümers, wobei der Verwalter keine Garantieverpflichtung gegenüber dem Eigentümer aus den vorgenommenen Arbeiten übernimmt.
    10. Der Verwalter erstellt monatlich eine Abrechnung über Einnahmen und Ausgaben unter Bekanntgabe des Standes des Verwaltungskontos. Einwendungen gegen diese Abrechnung müssen innerhalb von einem Monat nach Empfang schriftlich erhoben werden. Nach Ablauf dieser Frist gilt die Abrechnung als anerkannt.


Besondere Leistungen

Die Verwalterin ist bereit, über die o. g. Grundleistungen Sonderleistungen zu erbringen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart wird.

  1. Die Einlagerung der Unterlagen obliegt dem Eigentümer. Die vorhandenen Unterlagen in Papierform durch das Unternehmen Securitas Document Solutions entsprechend den Vorgaben der GoBD digitalisiert und anschließend vernichtet. Wird durch die Originale eine zur Wirksamkeit erforderliche Form wie notarielle Beurkundung oder Schriftform notwendig (z. B. Kaufverträge, Bürgschaften u. ä.), werden diese Dokumente weiterhin im Original verwahrt. Die Kosten der Digitalisierung trägt der Eigentümer, sie werden vom Objektkonto bezahlt.
  2. Für die Erstellung einer ordnungsmäßigen Buchhaltung für Zeiträume, in denen ein Dritter als Verwalter tätig war, wird das hälftige Verwaltungshonorar fällig.
  3. Der Verwalter ist verpflichtet über die zur Abrechnung fälligen Betriebskosten während seiner Verwaltungstätigkeit gegenüber den Mietern abzurechnen. Sofern der Verwalter über die Betriebskosten für Zeiträume, die vor oder nach seiner Verwaltungstätigkeit liegen abrechnen soll, werden Kosten in Höhe von 9,95 € zzgl. USt. pro Abrechnungseinheit fällig.
  4. Sofern mit der Heizkostenabrechnung eine Abrechnungsfirma beauftragt ist, werden diese Kosten vom Verwaltungskonto bezahlt und auf die Mieter umgelegt. Ist keine Abrechnungsfirma mit der Heizkostenabrechnung beauftragt, wird diese vom Verwalter erstellt. Die Kosten betragen pro Abrechnungseinheit: 4,95 € zzgl. USt. bei Abrechnung von Kaltwasser und 7,95 € zzgl. USt. bei Abrechnung von Wasser und Heizung und werden im Rahmen der Heizkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt.
  5. Kopier-, Porto- und Fahrkosten werden nur fällig, wenn sie den üblichen Verwaltungsumfang übersteigen oder wenn diese sich auf Sonderwünsche (z. B. Belegkopien) oder z. B. auf besondere Vororttermine (Termine mit Sonderfachleuten Gerichtstermine o.ä.) beziehen.
  • Kopien: 0,50 €/ Seite Papierform; 0,30 € in elektronischer Form
  • Porto in verauslagter Höhe
  • Fahrkosten werden innerhalb Berlins pauschal in Höhe von 45,00 € zzgl. USt. berechnet
  • Stundensatz der Verwaltung: 65,00 €/Stunde zzgl. USt.
  1. Für Neuvermietungen erhält der Verwalter eine Aufwandsentschädigung in Höhe von einer Nettokaltmiete zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Darin enthalten sind alle anfallenden Annoncenkosten die Durchführung von Besichtigungsterminen, Bonitätsprüfung des Mieters, die Erststellung des Mietvertrags, die Anlage der Kaution, die Durchführung der Übergabe inkl. Erstellung des Übernahme-/Übergabeprotokolls, die Neuanlage der Mieterakte, Ablesen der Zählerstände und Meldung an die jeweiligen Versorger sowie die Datenerfassung des neuen Mieters.
  2. Bei Neuvermietung durch einen Dritten (Makler, Eigentümer o.a.) erhält der Verwalter eine pauschale Vergütung in Höhe von 100,00 € zzgl. USt. Darin enthalten sind die Erststellung des Mietvertrags, die Anlage der Kaution, die Durchführung der Übergabe inkl. Erstellung des Übernahme-/Übergabeprotokolls, die Neuanlage der Mieterakte Ablesen der Zählerstände und Meldung an die jeweiligen Versorger sowie die Datenerfassung des neuen Mieters.
  3. Rechtsstreitigkeiten: In Vorbereitung eines Rechtsstreits und bei Beauftragung eines Rechtsanwaltes, den der Eigentümer gegen einen Mieter (z.B. Zahlungsklage aus offenen Forderungen, Klage auf Durchführung von Schönheitsreparaturen o. ä.) oder einen Dritten (z. B. Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen gegen einen Bauträger Handwerksunternehmen oder anderen ausführenden Gewerken) führt, fällt ein Sonderhonorar in Höhe von 65,00 € / h zzgl. USt. an. Die Verwalterin führt über ihre Tätigkeiten einen Stundennachweis und legt diesen der Rechnung bei. Die Zahlung des Rechnungsbetrages wird nach Rechnungslegung fällig. Die Vorgehensweise zur Durchsetzung der Ansprüche des Eigentümers erfolgt in Absprache mit dem Eigentümer.
  4. Der Verwaltungsaufwand, der durch die gesetzlich verpflichtende unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) im Zusammenhang mit der Novellierung der HKVO entsteht, wird einmalig mit 10,00 € zzgl. USt. pro Einheit im Jahr der Erstmeldung an das Heizkostenabrechnungsunternehmen in Rechnung gestellt. Ab dem Folgejahr werden für die Datenpflege 5,00 € zzgl. USt. pro Einheit jährlich fällig.
  5. Im Turnus von 10 Jahren (zuletzt 2022) erfolgt eine Datenerhebung, die sog. Volkszählung durch den Zensus. Die Angaben (Grund-, Bestands- und Nutzerdaten) an den Zensus sind verpflichtend für alle Eigentümer und müssen online in der vom Zensus geforderten Form übergeben werden. Für das Zusammentragen und Übermitteln der Daten durch die Verwalterin werden Kosten in Höhe von 15,00 € zzgl. USt. pro Wohnung fällig.
  6. Beschäftigt der Eigentümer Minijobber, so erhält der Verwalter eine monatliche Vergütung von 15,00 € zzgl. USt. pro Arbeitnehmer. Der Verwalter ist zur Lohnanpassung gemäß den gesetzlichen Richtlinien für die versicherungsrechtliche Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen (Geringfügigkeits-Richtlinien) verpflichtet. Die Lohnabrechnung erfolgt über ein Steuerbüro.
  7. Reguliert der Verwalter Schäden über eine für das Objekt abgeschlossene Versicherung, erhält er zur Abgeltung der damit verbundenen Mehrarbeit ein Zusatzhonorar von 5 % zzgl. USt. des Entschädigungsbetrages. Die Eigentümer erklären sich einverstanden, dass der Verwalter seinen Aufwand unmittelbar mit dem Versicherer abrechnet. Soweit entsprechende Zahlungen durch den Versicherer erfolgen, entfällt die Berechnung dieses Zusatzhonorars gegenüber den Eigentümern.
  8. Mehraufwand für Zusatzleistungen der Verwaltung, die einen Sonderfachmann (Steuerberater, Rechtsanwalt, Architekt, Sachverständiger, Energieberater u.ä.)) voraussetzen, wird nach Aufwand honoriert. Der Stundensatz beträgt 65,00 € zzgl. USt. und wird nach Rechnungslegung fällig. Die Beauftragung der Sonderfachleute erfolgt ausschließlich in Absprache mit dem Eigentümer.
  9. Zusatzleistungen, die aufgrund von Gesetzesänderungen, Forderungen von öffentlichen Trägern/Anstalten oder anderen Versorgern notwendig werden, werden gesondert vergütet. Der Stundensatz beträgt 65,00 € zzgl. USt., die Vergütung wird nach Rechnungslegung fällig.
  10. Abnahme von Werkleistungen und Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen gegen den Veräußerer (Bauträger) und gegen Werkunternehmer, werden nach Aufwand abgerechnet. Der Stundensatz beträgt 65,00 € zzgl. USt. und wird nach Rechnungslegung fällig.
  11. Für bauliche Veränderungen, Sanierungen, Großinstandsetzungen und Modernisierungen ab 5.000,00 € wird ein Verwalterhonorar in Höhe von 5 % der Bruttobaukosten fällig. Die Verwalterin erbringt dafür folgende Leistungen:
  • Mitwirkung (Zuarbeit für Planer) bei baulichen Veränderungen/ Großinstandsetzungen (Anträge, Ausschreibungen, Vergabe, kaufmännische Baubetreuung, Abrechnung)
  • Örtliche Objektbesichtigung während der Bauphase (keine Baubetreuung) und Überwachung der Gewährleistungsansprüche, kaufmännische Mitwirkung bei Versicherungs- und Gewährleistungsvorgängen.
  • Modernisierungsankündigung gegenüber dem Mieter, sofern dies im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen möglich ist.

Die bautechnische Abnahme ist nicht Bestandteil des Leistungsumfanges der Verwalterin. Diese ist, sofern notwendig, gesondert durch Beauftragung eines Sachverständigen vorzunehmen.