Grundleistungen:

Allgemeine Leistungen:
Die Verwalterin führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten für gemeinschaftliche Belange, soweit diese im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden. Die Grundleistungen sichern der Gemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere:

1. Wirtschaftsplan: Die Verwalterin erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten/Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen § 28 WEG-neu je Sonder-/Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern für die Gemeinschaft nichts Anderes geregelt ist. Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich von der Verwalterin in Form eines Wirtschaftsplans vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan ist dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung vorzulegen und sodann der Eigentümerversammlung zur Genehmigung durch Beschluss.
2. Jahresabrechnung: Die Verwalterin erstellt eine jährliche Abrechnung gem. § 28 WEG-neu über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Abrechnungszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung/Beschlussfassung der Wohnungseigentümer bestimmten Verteilerschlüssel.
   
   
   1. Zinsen: Die Jahresabrechnung weist neben den Zinseinnahmen die von dem Kreditinstitut an das Finanzamt abgeführte Kapitalertragsteuer und den Solidaritätsbeitrag aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.
   2. Erhaltungsrücklage: Die Jahresabrechnung weist die Entwicklung der Erhaltungsrücklage aus.
   3. Einsicht in Unterlagen der Abrechnung: Sämtliche Unterlagen stehen nach vorheriger Terminvereinbarung im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümerversammlung. Die Anfertigung von Kopien für einzelne Eigentümer kann die Verwalterin von der Zahlung der hierdurch entstehenden Kosten gemäß Punkt 9 Teil B Zusatzleistungen dieser Leistungsbeschreibung abhängig machen.

Endet der Verwaltervertrag zum Ende des Wirtschaftsjahres, endet zum gleichen Zeitpunkt auch die Verpflichtung des Verwalters zur Erstellung der Jahresabrechnung.

3. Eigentümerversammlung Die Verwalterin lädt zur Eigentümerversammlung einmal jährlich in ihren Büroräumen ein. Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt die Verwalterin den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse.
4. Beschluss-Sammlung: Die Verwalterin führt die Beschluss-Sammlung gem. § 24 Abs. 7 WEG.
5. Hausordnung: Die Verwalterin sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt die Verwalterin bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss.
6. Überwachen der Verträge der Gemeinschaft: Die Verwalterin betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Gemeinschaft und schließt insbesondere nach Maßgabe der Beschlüsse, der Gemeinschaftsordnung und der Gesetze die notwendigen Versicherungen, Dienstleistungs- und Wartungsverträge für die Gemeinschaft ab. Sie überprüft die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.
7. Geldverwaltung: Die Verwalterin legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach ihrer Wahl getrennt von ihrem eigenen Vermögen und dem Vermögen anderer Gemeinschaften an. Sie führt die Konten unter dem Namen der Gemeinschaft. Sie verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.
8. Rechnungskontrolle und –anweisung: Die Verwalterin führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen durch.
9. Buchführung: Die Verwalterin richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Gemeinschaften ein. Diese beinhaltet insbesondere: das Führen und Abrechnen von
   
   
   1. Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
   2. Einnahmekonten für Erträge;
   3. Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Umsatzsteuer);
   4. Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
   5. Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
   6. Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
   7. das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
   8. das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;
   9. die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.
10. Monats- und Jahresabschlüsse: Die Verwalterin stellt dem Verwaltungsbeirat einen Zugangscode zur Verfügung, mit dem der Verwaltungsbeirat die monatlichen Abschlüsse und die Jahresabschlüsse der Gemeinschaft online abrufen und einsehen und die Unterlagenprüfung vornehmen kann.
11. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum: Anwesenheit vor Ort: Um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt die Verwalterin eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen vor.
12. Sonderfachleute: Soweit notwendig, zieht sie Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft (z. B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist) hinzu.
13. Abwicklung von Schadensfällen
    
    
    1. Empfehlung: Die Verwalterin trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.
    2. Klärung: Sie klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.
    3. Schadensminderung: Die Verwalterin gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und –beseitigung ab.
14. Instandhaltung und Instandsetzung:
    
    
    1. Instandhaltung und Instandsetzung in dringenden Fällen: Die Verwalterin leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, fordert ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmt den Umfang der Maßnahmen mit dem Verwaltungsbeirat ab.
    2. Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft: Die Verwalterin überwacht kleinere Reparaturarbeiten am Gemeinschaftseigentun und nimmt diese mit Sichtkontrolle ab, sofern besondere Kenntnisse dafür erforderlich sind, beauftragt sie ein geeignetes Unternehmen / Sonderfachleute auf Rechnung der Gemeinschaft. Bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum übernimmt sie die Schadensmeldung an die Versicherung. Darüber hinaus gehende größere Instandhaltungsmaßnahmen, für die mehr als 2.000,00 € aufgewendet werden, bedürfen einer Beschlussfassung der Eigentümer.
15. Instandhaltungsmaßnahmen aufgrund Beschlussfassung: Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, welche nicht unter die vorgenannte Regelung fallen, vergibt die Verwalterin die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen. Die Verwalterin kann im Rahmen der Beschlussdurchführung sachkundige Personen (Architekten bzw. Ingenieure oder Gutachter) hinzuziehen, soweit dies für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist. Entstehende Kosten gehen zulasten der Gemeinschaft (Teil B Zusatzleistungen).

Zusatzleistungen:

Die Verwalterin ist bereit, über die o. g. Grundleistungen Sonderleistungen zu erbringen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart wird:

1. Betreibung der Hausgeldforderungen In diesem Fall ist die Verwalterin gem. § 9 b WEG-neu berechtigt, das gerichtliche Mahn- Klageverfahren einzuleiten. Die Kosten hierfür trägt vorab die Gemeinschaft, die dann gegenüber dem Verursacher geltend gemacht werden. Die Verwalterin erhält für Ihren Extraaufwand eine gesonderte Vergütung von 10% der entstandenen Rechtsanwaltskosten.
2. Verwalterwechsel: Bei Verwalterübernahme innerhalb eines Abrechnungsjahres, werden Nachbuchungen ab Januar des laufenden Jahres, mit der hälftigen Verwaltergebühr / je Monat berechnet.
3. Verwalterzustimmung: Erteilung der Verwalterzustimmung gem. § 12 WEG-neu 300,00 € zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
4. Dauer Eigentümerversammlung: Üblicher Weise dauert eine Eigentümerversammlung ein bis eineinhalb Stunden. Eigentümerversammlungen, die die Dauer von zwei Stunden überschreiten, werden mit dem Stundensatz von 65,00 € zzgl. USt. (berechnet je angefangener ½ Stunde) berechnet.
5. Außerordentliche Eigentümerversammlung: Der Verwaltungsaufwand für die Durchführung zusätzlicher Eigentümerversammlungen (also über die jährliche Eigentümerversammlung hinausgehende Eigentümerversammlungen: außerordentliche Eigentümerversammlung, Wiederholungsversammlung) wird mit 300,00 € zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer berechnet. Die außerordentliche Eigentümerversammlung findet in den Büroräumen der Verwalterin statt.
6. Umlaufbeschlüsse: Für die Durchführung eines Umlaufverfahrens fallen Kosten in Höhe von 300,00 € zzgl. USt. an.
7. Sonderumlagen: Der Verwaltungsaufwand, der im Zusammenhang mit der Abwicklung von Sonderumlagen (Berechnung, Anforderung, Zahlungsüberwachung und Abrechnung) entsteht, wird mit 1% zzgl. USt. in Höhe der beschlossenen Sonderumlage, mindestens jedoch mit 200,00 € zzgl. USt. in Rechnung gestellt.
8. Digitalisierung der Unterlagen: Bei Verwaltungsübernahme werden die relevanten, vom Vorverwalter bzw. vom Bauträger übergebenen Unterlagen durch ein geeignetes Unternehmen gemäß GoBD digitalisiert und eingelagert. Die Digitalisierungskosten betragen aktuell 26,00 € zzgl. USt. pro Ordner, die Einlagerungskosten betragen derzeit 0,09 € zzgl. der gesetzl. USt. pro Ordner monatlich. Die Kosten trägt die Gemeinschaft, sie werden vom Gemeinschaftskonto gezahlt.
9. Einlagerung der Altunterlagen: Irrelevante Altunterlagen werden ohne Digitalisierung von einem geeigneten Unternehmen eingelagert. Die Kosten betragen derzeit 0,09 € der gesetzl. USt. pro Ordner monatlich und werden von der Gemeinschaft getragen und vom Gemeinschaftskonto gezahlt.
10. Vernichtung der Unterlagen: Nach einem Vernichtungsbeschluss durch die Gemeinschaft, können die irrelevanten und / oder die digitalisierten Unterlagen vernichtet werden. Die Kosten betragen derzeit einmalig 0,95 € zzgl. der gesetzl. USt. pro Ordner.
11. Mahnung wg. rückständiger Wohngelder: Mehraufwandspauschale von 10,00 € zzgl. USt. für eine objektbezogene Mahnung gegenüber zahlungssäumigen Eigentümern.
12. Heizkostenverordnung: Der Verwaltungsaufwand, der durch die gesetzlich verpflichtende unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) im Zusammenhang mit der Novellierung der HKVO entsteht, wird mit 10,00 € zzgl. USt. pro Einheit im Jahr der Erstmeldung an das Heizkostenabrechnungsunternehmen in Rechnung gestellt. Ab dem Folgejahr werden für die Datenpflege 5,00 € zzgl. USt. pro Einheit jährlich fällig.
13. Minijobber der Gemeinschaft: Beschäftigt die Eigentümergemeinschaft Arbeitnehmer, so erhält der Verwalter eine monatliche Vergütung von 15,00 € zzgl. USt. pro Arbeitnehmer. Der Verwalter ist zur Lohnanpassung gemäß den gesetzlichen Richtlinien für die versicherungsrechtliche Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen (Geringfügigkeits-Richtlinien) verpflichtet. Die Lohnabrechnung erfolgt durch ein Steuerbüro.
14. Kopier-, Porto-, Fahrt- und sonstige Kosten: Kopier-, Porto- und Fahrkosten werden nur fällig, wenn sie den üblichen Verwaltungsumfang übersteigen oder wenn diese sich auf Sonderwünsche (z. B. Belegkopien einzelner Eigentümer) oder z. B. auf besondere Vororttermine (Termine mit Sonderfachleuten Gerichtstermine o.ä.) beziehen.

• Kopien: 0,50 €/ Seite Papierform; 0,30 € in elektronischer Form
• Porto in verauslagter Höhe
• Fahrkosten werden innerhalb Berlins pauschal in Höhe von 45,00 € zzgl. USt. berechnet
• Stundensatz der Verwaltung: 65,00 €/Stunde zzgl. USt.

15. Versicherungsschäden: Reguliert der Verwalter Schäden über eine von der Eigentümergemeinschaft abgeschlossene Versicherung, erhält er zur Abgeltung der damit verbundenen Mehrarbeit ein Zusatzhonorar von 5 % zzgl. USt. des Entschädigungsbetrages. Die Eigentümergemeinschaft erklärt sich einverstanden, dass der Verwalter seinen Aufwand unmittelbar mit dem Versicherer abrechnet. Soweit entsprechende Zahlungen durch den Versicherer erfolgen, entfällt die Berechnung dieses Zusatzhonorars gegenüber der Eigentümergemeinschaft.
16. Werk- und Gewährleistung: Abnahme von Werkleistungen und Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen gegen den Veräußerer (Bauträger) und gegen Werkunternehmer inkl. der Zuarbeit für Sachverständige, Gutachter, Rechtsanwälte u. ä. und werden nach Aufwand abgerechnet. Der Stundensatz der Verwalterin beträgt 65,00 € zzgl. USt. und wird nach Rechnungslegung fällig. Sofern durch einen Gerichtsbeschluss oder durch einen geschlossenen Vergleich an die Gemeinschaft Zahlungen der Gegenseite fließen, erhält die Verwalterin 5 % der Summe als Erfolgshonorar. In diesem Fall werden die Aufwandsrechnungen von dem Honorar in Abzug gebracht.
17. Rechtsstreitigkeiten: In Vorbereitung eines Rechtsstreits und bei Beauftragung eines Rechtsanwaltes, der die Gemeinschaft gegen einen Dritten oder gegen einen Miteigentümer führt, fällt ein Sonderhonorar in Höhe von 65,00 € / h zzgl. USt. an. Gleiches gilt im Falle einer Zwangsverwaltung oder Zwangsversteigerung gegen einen Miteigentümer und bei Beschlussanfechtungsklagen. Die Zahlung des Rechnungsbetrages wird nach Rechnungslegung fällig. Die Vorgehensweise zur Durchsetzung der Ansprüche der Gemeinschaft erfolgt in Absprache mit der Eigentümergemeinschaft / dem Verwaltungsbeirat.
18. Zusatzleistungen der Verwaltung werden gesondert vergütet. Der Stundensatz beträgt der Verwaltung beträgt 65,00 € zzgl. USt.
    
    
    1. Zusatzleistungen, die einen Sonderfachmann (Rechtsanwalt, Architekt, Fachplaner, Statiker, Sachverständiger, Energieberater u. ä.) voraussetzen, werden nach Aufwand vergütet. Die Beauftragung der Sonderfachleute erfolgt nach Freigabe durch den Verwaltungsbeirat bzw. nach Beschlussfassung.
    2. Zusatzleistungen, die aufgrund von Gesetzesänderungen, Forderungen von öffentlichen Trägern/Anstalten oder anderen Versorgern notwendig werden, werden gesondert nach Aufwand vergütet.
    3. Zusatzleistungen, die im Zusammenhang mit Bestandsaufnahmen, Erstellung und Verhandeln von nachbarrechtlichen Vereinbarungen o. ä. entstehen, werden gesondert nach Aufwand vergütet.

Die Vergütung wird nach Rechnungslegung fällig.

19. Bauliche Veränderung / Großinstandsetzung: Für bauliche Veränderungen / Sanierungen oder Instandsetzungen ab 5.000,00 € netto wird für die kaufmännische Baubetreuung ein Verwalterhonorar in Höhe von 5 % der Bruttobaukosten fällig. Die Beauftragung der Baumaßnahmen erfolgt nach rechtswirksamem Beschluss der Gemeinschaft. Die Verwalterin erbringt dafür je nach Notwendigkeit, folgende Leistungen:

• Mitwirkung (Zuarbeit für Planer) bei baulichen Veränderungen/ Großinstandsetzungen (Übermittlung vorhandener Unterlagen, Anträge, Ausschreibungen, Vergabe, kaufmännische Baubetreuung, Abrechnung)
• Örtliche Objektbesichtigung während der Bauphase (keine Baubetreuung) und Überwachung der Gewährleistungsansprüche, kaufmännische Mitwirkung bei Versicherungs- und Gewährleistungsvorgängen.
• Erstellung eines kurz-, mittel- und langfristigen Instandhaltungs- und Instandsetzungsplanes.

Die bautechnische Abnahme ist nicht Bestandteil des Leistungsumfanges der Verwalterin. Diese ist, sofern notwendig, gesondert durch Beauftragung eines Sachverständigen vorzunehmen.

20. Virtuelle Eigentümerversammlung Für die Möglichkeit der Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen gem. 23 Abs. 1 WEG-neu werden Kosten in Höhe von 50,00 € zzgl. USt. jährlich fällig. Voraussetzung für die Durchführung einer Eigentümerversammlung mit virtueller Teilnahme ist die Beschlussfassung der Gemeinschaft. Für technische Störungen wird von Seiten der Verwaltung keine Haftung übernommen.
21. Unterjährige Verbrauchsinformation UVI: Die Verwalterin übermittelt die Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben an das zuständige Heizkostenabrechnungs-unternehmen. Jeder Eigentümer erhält vom Heizkostenabrechnungsunternehmen die monatlichen Daten zur UVI per E-Mail. Jeder vermietende Eigentümer ist gesetzlich verpflichtet die Daten der UVI seinen Mietern direkt zur Verfügung zu stellen. Unter Hinweis zur DSGVO ist von vermietenden Eigentümern entsprechend die Weitergabe der E-Mail-Adressen der jeweils aktuellen Mieter verpflichtet. Für die Dateneingabe und Datenpflege erhält die Verwalterin eine Zusatzvergütung in Höhe von 5,00 € zzgl. USt. jährlich pro Wohnung und Gewerbeeinheit.
22. Zensus: Im Turnus von 10 Jahren (zuletzt 2022) erfolgt eine Datenerhebung, die sog. Volkszählung durch den Zensus. Die Angaben (Grund-, Bestands- und Nutzerdaten) an den Zensus sind verpflichtend für alle Eigentümer und müssen online in der vom Zensus geforderten Form übergeben werden. Für das Zusammentragen und Übermitteln der Daten durch die Verwalterin werden Kosten in Höhe von 20,00 € zzgl. USt. pro Wohnung fällig. Hinweis: Die ggf. darüber hinaus erforderliche Übermittlung der Mieterdaten (Sondereigentum) ist nicht Bestandteil des Leistungsumfangs.